Privacyverklaring 

Privacyverklaring Gastouderbureau Juventa

Zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens

Gastouderbureau Juventa gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens van ouders, kinderen, gastouders en andere betrokkenen. Wij gebruiken gegevens voor onze dienstverlening en de verplichtingen die daarbij horen. We beperken de verwerking tot wat daarvoor nodig is.

In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens kunnen delen en welke rechten u heeft. Deze verklaring geldt ook voor onze website en het contact dat u met ons opneemt.

Wie is verantwoordelijk

De houder, handelend onder de naam Gastouderbureau Juventa, is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die Juventa verwerkt.

Gastouderbureau Juventa
Randstad 22 46, 1316 BZ Almere
KvK-nummer: 32133239
Telefoon: 06-53587703
E-mail: gobjuventa@outlook.com
Website: www.gob-juventa.nl

Voor vragen over privacy of een verzoek over uw persoonsgegevens kunt u rechtstreeks contact opnemen met het gastouderbureau.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens

Wij verwerken gegevens van ouders die informatie aanvragen, zich aanmelden of gebruikmaken van onze dienstverlening, van kinderen voor wie opvang wordt aangevraagd of geregeld en van gastouders die zich aanmelden of met Juventa samenwerken. Ook verwerken wij gegevens van contactpersonen en websitebezoekers. Gegevens van huisgenoten en andere personen op de opvanglocatie verwerken wij uitsluitend voor zover dit nodig en toegestaan is voor de wettelijke verplichtingen rondom de opvang.

Welke gegevens gebruiken wij en waarvoor

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van uw contact of samenwerking met Juventa. Wij vragen niet standaard alle hieronder genoemde gegevens aan iedereen.

Informatieaanvragen en aanmelding

Wij gebruiken uw naam, contactgegevens en de informatie die nodig is om uw vraag te beantwoorden of de mogelijkheden voor opvang of samenwerking te bespreken. Wanneer u ons vraagt een overeenkomst voor te bereiden, verwerken wij de daarvoor noodzakelijke gegevens.

Bemiddeling en opvangafspraken

Voor het regelen en uitvoeren van onze dienstverlening gebruiken wij noodzakelijke identificatie- en contactgegevens van ouders en gastouders, naam en geboortedatum van het kind, de opvangbehoefte, opvanglocatie en gemaakte afspraken.

Administratie en betalingen

Wij verwerken gegevens over overeenkomsten, opvanguren, tarieven, facturen, betalingen en bankrekeningen voor onze administratie en kassiersfunctie. BSN's en andere wettelijk voorgeschreven gegevens gebruiken wij uitsluitend voor doeleinden waarvoor de wet dit toestaat of verplicht.

Begeleiding en kwaliteit

Wij verwerken noodzakelijke gegevens over begeleiding, gesprekken, evaluaties, coaching, scholing, locatiebezoeken, veiligheid en gezondheid en de opvolging van afspraken. Dit dient de uitvoering van de samenwerking en de wettelijke kwaliteitseisen, voor zover de betreffende verwerking daarvoor noodzakelijk is.

Kwalificaties en registraties

Wij verwerken noodzakelijke gegevens over diploma's, certificaten en relevante registraties van gastouders. Wij maken onderscheid tussen gegevens die wij moeten controleren en bewijsstukken die wij daadwerkelijk moeten bewaren. Het controleren van een identiteit betekent niet automatisch dat een volledige kopie van het identiteitsbewijs wordt bewaard.

Vragen en klachten

Wij gebruiken noodzakelijke contactgegevens, correspondentie en informatie over de betreffende situatie om vragen en klachten te behandelen en afspraken op te volgen. Voor zorgen over kinderen geldt de afzonderlijke passage hieronder.

Op welke grondslagen verwerken wij gegevens

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een geldige grondslag bestaat. Per verwerking bepalen wij welke grondslag van toepassing is.

• Uitvoering van een overeenkomst: voor gegevens die noodzakelijk zijn voor onze overeenkomst met u of voor stappen die u ons vraagt te nemen voordat deze tot stand komt. Een overeenkomst met een ouder is niet automatisch de grondslag voor iedere verwerking van kindgegevens.
• Wettelijke verplichting: voor gegevens die nodig zijn voor onder meer de wettelijk vereiste opvangadministratie, fiscale administratie en verplichtingen uit de kinderopvangwetgeving.
• Gerechtvaardigd belang: voor zover noodzakelijk voor het beantwoorden van algemene vragen, de beveiliging van onze systemen of het onderbouwen of afhandelen van een rechtsvordering. Wij wegen dit belang af tegen de rechten en privacybelangen van betrokkenen, met extra aandacht voor kinderen.
• Toestemming: voor specifieke verwerkingen waarvoor wij uw toestemming vragen. Wij leggen vooraf uit welke gegevens wij gebruiken, met welk doel en met wie deze eventueel worden gedeeld.

Wanneer het verstrekken van gegevens verplicht of noodzakelijk is, geven wij dit aan. Zonder deze gegevens kunnen wij de betreffende dienstverlening mogelijk niet uitvoeren. Toestemming kunt u op ieder moment intrekken. Dit verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Kindvolgboekjes coaching en zorgen

De ingevulde kindvolgboekjes en observaties, waaronder die van JuvenTalent, JuvenTalent Plus worden bij de gastouder bewaard. Juventa kan deze tijdens coaching inzien, uitsluitend voor zover dit nodig is om de gastouder te ondersteunen bij het observeren of gebruik ervan. Juventa bewaart hiervan geen eigen exemplaren of kopieën.

Eventuele zorgen over een kind worden mondeling besproken en door Juventa niet vastgelegd, tenzij vastlegging noodzakelijk is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals bij het toepassen van de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. In dat geval legt Juventa uitsluitend de noodzakelijke gegevens, afwegingen en genomen stappen vast.

Ook inzage en mondelinge bespreking van herleidbare informatie zijn verwerkingen van persoonsgegevens. Niet iedere observatie is een bijzonder persoonsgegeven. Informatie over bijvoorbeeld gezondheid of een beperking kan dat wel zijn. Voor verwerking daarvan is naast een AVG-grondslag een wettelijke uitzondering nodig. Waar uitdrukkelijke toestemming wordt gebruikt, wordt deze afzonderlijk gevraagd aan de bevoegde wettelijke vertegenwoordiger. Alleen het bestaan van een opvangovereenkomst is hiervoor niet voldoende.

Van wie ontvangen wij gegevens

Wij ontvangen gegevens meestal van uzelf. Gegevens over kinderen ontvangen wij doorgaans van hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers. Voor zover nodig en toegestaan ontvangen wij ook gegevens van de betrokken gastouder en diens huisgenoten en bezoekers, uit relevante registraties of van een bevoegde instantie. Wanneer wij gegevens langs een andere weg ontvangen, informeren wij betrokkenen daarover volgens de geldende regels.

Communicatie en documenten

Juventa deelt overeenkomsten ter ondertekening via een veilige berichtenapp. Na ondertekening wordt de overeenkomst opgeslagen in het beveiligde ouder- en gastouderportaal.

Zodra Juventa heeft bevestigd dat het volledige, ondertekende exemplaar correct in het portaal staat, verwijderen alle betrokken partijen volgens afspraak de gedeelde contractbestanden uit het gesprek.

Met wie delen wij persoonsgegevens

Juventa deelt persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening of wanneer daarvoor een wettelijke verplichting of andere geldige grondslag bestaat. Wij delen niet meer gegevens dan nodig. Afhankelijk van het doel kunnen gegevens worden gedeeld met:

• de betrokken ouder of gastouder, voor de bemiddeling, opvang en onderlinge afstemming;
• dienstverleners voor het digitale portaal, de administratie, betalingen, website en communicatie, en professionele adviseurs voor zover noodzakelijk;
• bevoegde instanties, zoals de gemeente, GGD en Dienst Toeslagen, voor zover verstrekking wettelijk verplicht of toegestaan is.

Met dienstverleners die namens Juventa persoonsgegevens verwerken, maken wij afspraken in een verwerkersovereenkomst. Partijen die zelfstandig verantwoordelijk zijn voor hun gegevensverwerking hebben een eigen verantwoordelijkheid onder de AVG. Een gastouder is niet automatisch een verwerker van Juventa.

Bij zorgen over de veiligheid van een kind handelen wij volgens de toepasselijke wettelijke regels en de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. Wij beoordelen zorgvuldig welke informatie noodzakelijk is en met wie deze mag worden gedeeld. Een verzoek van een instantie betekent niet automatisch dat wij gegevens mogen of moeten verstrekken. Juventa verkoopt geen persoonsgegevens.

Verwerking buiten de EER

Juventa gebruikt zakelijke clouddiensten voor haar bedrijfsvoering. Daarbij kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt. Hiervoor gelden wettelijke voorwaarden, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen in de vorm van Europese standaardcontractbepalingen.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens

Juventa bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze worden verwerkt.

Persoonlijke gegevens van de gastouder, diens huisgenoten en bezoekers, registraties over begeleiding, evaluaties, voortgangsgesprekken en samenwerkingsafspraken bewaren wij zolang de samenwerking loopt, voor zover deze gegevens nog nodig zijn. Na beëindiging van de samenwerking verwijderen of vernietigen wij deze gegevens binnen drie maanden, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een andere aantoonbare juridische noodzaak zich daartegen verzet.

Voor de fiscale basisadministratie geldt in beginsel een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Hieronder vallen ook overeenkomsten en onderliggende gegevens voor zover deze onderdeel zijn van die administratie. De termijn wordt bepaald volgens de fiscale regels en begint niet voor ieder document automatisch bij beëindiging van de samenwerking. Deze bewaarplicht is geen reden om volledige persoonlijke dossiers zeven jaar te bewaren.

Wanneer bepaalde gegevens noodzakelijk zijn voor de behandeling van een lopende klacht of een geschil, bewaren wij uitsluitend de daarvoor noodzakelijke gegevens zolang dat gerechtvaardigd is. Daarna worden deze verwijderd of vernietigd, tenzij nog een wettelijke bewaarplicht geldt.

De ingevulde kindvolgboekjes en observaties blijven bij de gastouder. Voor het bewaren, overdragen en vernietigen daarvan gelden de afzonderlijke afspraken uit het Beleid Privacy en dossierafspraken.

Gegevens uit informatieaanvragen die niet tot samenwerking leiden, bewaren wij zolang dat nodig is om de aanvraag en de afgesproken opvolging af te handelen, tenzij een concrete juridische noodzaak langer bewaren rechtvaardigt. De bewaartermijnen van cookies worden vermeld in het cookieoverzicht.

Beveiliging

Juventa treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatig gebruik. Toegang wordt beperkt tot personen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden. Wij maken afspraken over vertrouwelijkheid en zorgvuldig gegevensgebruik.

Datalekken

Wanneer persoonsgegevens verloren raken, bij een verkeerde ontvanger terechtkomen of onbevoegd worden ingezien, kan sprake zijn van een datalek.

Juventa onderzoekt en registreert datalekken en neemt maatregelen om de gevolgen te beperken en herhaling te voorkomen. Wanneer een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens moet worden gemeld, doen wij dit zonder onnodige vertraging en waar mogelijk binnen 72 uur nadat wij hiervan kennis hebben genomen.

Als een datalek waarschijnlijk ernstige gevolgen heeft voor de privacy van betrokkenen, informeren wij hen zo snel mogelijk, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.

Heeft u bijvoorbeeld per ongeluk gegevens van iemand anders ontvangen of vermoedt u dat persoonsgegevens bij een verkeerde persoon terecht zijn gekomen? Neem dan zo snel mogelijk contact op met Juventa.

Uw rechten

U kunt Juventa vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en daarvan inzage of een kopie krijgen. Ook kunt u onjuiste gegevens laten corrigeren en onvolledige gegevens laten aanvullen. Daarnaast kunt u, onder de voorwaarden van de AVG:

• persoonsgegevens laten verwijderen of het gebruik ervan laten beperken;
• bezwaar maken tegen verwerking die berust op een gerechtvaardigd belang;
• de door u verstrekte gegevens ontvangen in een gangbaar digitaal formaat of laten overdragen, wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Een verzoek om verwijdering betekent niet altijd dat wij alle gegevens kunnen verwijderen. Sommige gegevens moeten wij bijvoorbeeld bewaren vanwege een wettelijke verplichting. Als wij uw verzoek niet of slechts gedeeltelijk kunnen uitvoeren, leggen wij uit waarom.

Hoe dient u een verzoek in

U kunt contact opnemen met Juventa. Een verzoek over gegevens van een kind kan worden gedaan door iemand die bevoegd is het kind te vertegenwoordigen.

Bij redelijke twijfel over uw identiteit kunnen wij aanvullende informatie vragen. Wij vragen daarbij niet meer dan nodig is. Stuur daarom niet uit eigen beweging een kopie van uw identiteitsbewijs.

Wij behandelen uw verzoek in beginsel kosteloos en reageren uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Bij ingewikkelde of meerdere verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. U ontvangt dan binnen de eerste maand bericht met de reden van de verlenging.

Websitegebruik en contactformulieren

Wanneer u ons via de website benadert, gebruiken wij de ingevulde gegevens om uw bericht te behandelen. Vermeld in een algemeen contactformulier geen BSN, medische informatie of andere gevoelige gegevens. Neem contact met ons op om af te spreken hoe u die veilig kunt delen.

Bij websitegebruik kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals een IP-adres en informatie over het gebruikte apparaat of de browser, voor het functioneren en beveiligen van de website en voor statistieken voor zover toegestaan. Voor verwerkingen waarvoor toestemming nodig is, vragen wij die vooraf.

Cookies

De website van Juventa wordt aangeboden via Webnode en maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Deze kunnen nodig zijn voor het functioneren en beveiligen van de website, het onthouden van voorkeuren en het verzamelen van bezoekersstatistieken.

Voor noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist. Dit kan ook gelden voor analytische cookies die geen of slechts geringe gevolgen hebben voor de privacy. Voor marketing- en trackingcookies vragen wij vooraf uw toestemming.

Via de cookiebalk kunt u aangeven welke optionele cookies u toestaat. U kunt deze weigeren. Waar toestemming vereist is, mogen de betreffende cookies en technieken pas worden gebruikt nadat u toestemming heeft gegeven.

Vragen en klachten

Heeft u vragen of bent u niet tevreden over de manier waarop Juventa met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact op, zodat wij uw vraag of klacht kunnen behandelen.

U heeft ook het recht rechtstreeks een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. U hoeft daarvoor niet eerst een klacht bij Juventa in te dienen.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Juventa past deze privacyverklaring aan wanneer veranderingen in de dienstverlening, de verwerking van persoonsgegevens of de wetgeving daar aanleiding toe geven. De actuele versie staat op onze website, met de datum van de laatste wijziging. Bij belangrijke veranderingen informeren wij betrokkenen waar nodig rechtstreeks. Als voor een nieuwe verwerking toestemming nodig is, vragen wij deze vooraf.

Laatste wijziging: 17-09-2026.